いや～電話ってうっとうしいですよね。
集中している時に電話がかかってきて業務を中断することになったり、色んな案件の電話が次から次へと掛かってきてその対応に追われたり。
僕は電話対応が多い日ほど、仕事の生産性が低いのを実感します。
もちろん電話には
- 伝えたいことをすぐ伝えられる
- テキストにまとめづらいニュアンスも会話しながら伝えられる
といったメリットもあります。
ただ電話のデメリットを知らずに”何でも電話する人ばかり”の職場は確実に生産性が悪いです。
本記事では筆者の独断と偏見で、電話を廃止すべき理由を書き殴っています。
同じような境遇の方は、あるある～と共感頂けると嬉しいです。笑
ちなみに
電話のデメリットは分かってるけどどうしようもないよ💦
MP
という方は、>>電話対応で仕事が進まない状況を打破！『電話を無視』する5のテクニックを読んでみてください。
試行錯誤の末に電話を無視することにした私の体験談をまとめています。
仕事のパフォーマンスを高め、太りにくく、健康状態も改善する厳選の間食をまとめています。
筆者が試してよかった時短系の記事もまとめています。
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理由①相手の業務を強制的に中断させる
電話を使うべきでない理由の一つ目は、相手の業務を強制的に中断させるからです。
電話のせいで、せっかく業務に集中していたのに中断させられたことってないですかね？
私は職種柄、計算・検討などで考え込むことがよくあります。その際に電話がかかってくると
もる
えーっと・・・何を考えてたっけ💦
と電話の後に考えていた内容を思い出す必要が出てくるんですよね。
特に良い感じにノッている時に中断させられると、また集中するまでに時間がかかるのでがっくり。
そういった自身の経験を経て、電話をする際には相手の業務を中断させてまでする必要があるかを考えた上ですべきと思うようになりました。
また別の例で、 上司と軽い打合せをしている時に上司の携帯が鳴り、電話を始めるということも。
こういった場合、長引きそうだなと思ったらすぐ自席に戻るようにしています。
しかし打合せ再開時にまた同じ内容を振り返る必要が出てきますし、電話があと数分後であれば打合せも終わっていたのにと思うと
もる
電話って無駄が多いな～
と感じてしまいます。
理由②非効率
二つ目の理由は、非効率だからです。
「〇〇の件なんですけど、以前～～という話になっていたかと思いますが、これって△△でしょうか？？」
といきなり詳細の話を電話で尋ねられることがあります。
こういう時、相手は”こちらがその案件をしっかり覚えていること前提に”話してきます。
でもその案件だけをやっている訳ではないので、正直細かいところまでは覚えてないケースも多いんですよ。
しかも頭の中を「現業務」から「問い合わせ内容」に切り替えないといけないので、結構大変。
- 多くの案件を抱えている時
- 自分の手から離れて時間が経っている案件の問い合わせの時
こういった場合は思い出すのに時間がかかるため、過去のメールや資料を引っ張り出す必要もあります。
そうなると電話を掛ける側にとっても無駄な待ち時間が生じ、非常に効率が悪い。
本当に1分1秒を争うケースならしょうがないですが、そんな場合はごくまれです。
メールやチャットを送ってくれればこちらのタイミングで回答するし、急ぎならその旨を書いといて貰えれば優先して対応することもできます。
こういう電話が続くと本来の業務がなかなか進まなかったりしますね。
理由③即時対応を強制的に求めている
三つ目の理由は、即時対応を強制的に求めているからです。
普通は様々な業務の中から、
これは納期が迫っているから最優先でやろう
お客さん絡みだから早めにやらなきゃ
他部門からの依頼だから後回しでもいいかな
といったように、優先順位をつけて仕事をしていくと思います。
しかし電話をかけて相手に問い合わせる場合、「どんな業務よりも最優先で対応してくれ」と相手に突き付けることになります。
これは相手の都合を全く考えられてないですよね。
自分にとって重要なことでも、相手にとってはそうではありません。
本当に一分一秒を争うものであれば電話をかけるしかないかもしれませんが、大半はそうではないと思います。
基本的にはメールを送り、それに返信する優先度を相手に委ねるべきです。
もる
冷静に考えてみると、『電話じゃなきゃいけない場面』ってあまりなかったりします。
理由④履歴が残らない
四つ目の理由は 履歴が残らない からです。
相手からの問い合わせからの電話って、向こうがしっかり理解してくれてなかったら意図しない方向に進んでしまう恐れもあって、少し怖いんですよね。
そのため
- 自身の思考整理
- 相手にしっかり意図を伝える
ことを目的として、相手が理解してくれているか怪しそうな電話については
もる
先ほどのお電話の件ですが…
と電話後に議事録メールを送ったりします。
二重の手間だなぁと思いながらも、やっぱり形として残すのは大事です。
電話だけだと何かあった時に「言った・言わないで揉める」可能性もありますし、「あれってどうなってたっけ・・・」と確認したい時にも困ります。
全てメールで管理していれば後からも確認できるので、最初から電話ではなくメールで問い合わせるべきだと思います。
理由⑤周囲の人の生産性を下げる
五つ目の理由は、周囲の人の生産性を下げるからです。
要はうるさいということです（笑）
半分ネタのつもりで五つ目に書いてみましたが、結構重要なポイントなんですよ。
正直、周りで電話されると気が散りませんか？
私の職場には電話がうるさい人がいて、自分が集中しきれていない時にその人の電話が始まると、そちらに気を取られてしまいます。
更に言うなら、集中していても気を取られることもあります。
少し席が離れている違う部署の人からも
あの人うるさいよね
と覚えられるほどです。
これはその人自身の問題もありますが、やはり電話が持つ大きなデメリットだと思います。
電話はかける側・受ける側だけでなく、その周囲にも悪影響を及ぼす可能性があります。
仕事の電話が多いなら思い切って電話を無視しよう
以上の内容から、電話の特徴をまとめると以下の通りです。
- 相手の業務を強制的に中断させる
- 即時対応を強制的に求めている
- 非効率
- 履歴が残らない
- 周囲の人の生産性を下げる
何故多くの人が電話してしまうかというと、電話の方が楽だしメールより難易度が低いからだと思ってます。
電話だと会話をしながら相手が理解してくれたりするので、自分がしっかり文章を組み立てていなくても伝えることが出来てしまいます。
しかしメールを送るとなると、自分の現状から相手へ聞きたいことまでしっかり整理した上で、分かりやすい文章を書く必要があります。
掛ける側が電話を楽に感じるのはこれが理由だと思うんですが、でもこれって自分のスキルがないのを棚上げ＆自分の時間削減を優先して、相手の時間を奪いに行ってることになると思うんですよね。
また電話の特徴に対応する、メール・チャットの特徴は以下の通りです。
- 相手の業務の邪魔をしない。
- 返信のタイミングを相手に委ねている。
- 無駄な待ち時間を共有せずに済む。
- 履歴が残る。
- 周囲に悪影響を及ぼさない。
個人的には、電話文化を廃止してメール・チャット文化に変えることが出来れば、その企業全体の生産性はかなり向上すると考えています。
もちろん、電話の方が早かったり効率が良い場合もあるので、ケースバイケースだとは思います。
ただ現状が不要な電話をしすぎなので、もう少し電話のデメリットを理解している人が増えたらな～と日々思う訳です。
そんなこと言っても電話はかかってくるし、電話を使うのを止めるって非現実的じゃないか。
とい方は、具体的な実践方法を>>電話対応で仕事が進まない状況を打破！『電話を無視』する5のテクニックでまとめていますのでぜひ読んでみてください。
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4 件のコメント
おつかれ。たしかにしょぼい内容の電話は腹立つよね。笑
探せば、論文とかありそうだよね。より主張を強めるためにも。中田あっちゃんもマコなり社長も、本の内容を分かりやすくするとかしてるから、そっちを踏まえた方が聞いてる側の納得感が高まるのでは！
コメントありがとう！確かに自分の経験ベースになってしまってるから、本・論文・有識者の意見とかも引用出来るようにします！
とても良い内容ですね。共感しかしないです。年々ビジネスシーンに電話は減って来て良い傾向だとは思いますがそれでも未だ邪魔な電話をかけてきますね。特に50代以降のビジネスパーソン！そんな方々にこのブログをもっと読んでほしいですね
自分の日々の不満を書き殴ったような内容なので、共感いただけてめちゃくちゃ嬉しいです！
この記事を書いたのは1年以上前なんですが、今ではこの時よりかなり電話も減って、良い傾向なのを実感します。
特に50代以降というのも完全に共感です（笑）
ブログの記事って「一方的に書いて終わり」という感じになるので、こういうコメントをいただけると書いてよかったなぁと思います。