仕事の生産性を上げたいけど電話対応で仕事が進まない
MP
仕事をしてるとこんな悩みを抱えますよね。
僕も電話対応や依頼に追われ、
- 自分の業務がなかなか進められない
- 忙しいけどアウトプットは少ない
ということに悩み、そしてある時気づきました。
もる
これ、思いきって電話を無視しないと仕事の生産性上がらんわ💦
そして『電話に一切出ないようにしよう』と決めたところ、電話のストレスから解放されました。
もちろんただ電話に出ないだけだと仕事に支障が出てしまう。
そのため、電話に出なくても問題ないようにあらゆる手を尽くしています。
本記事では僕自身の試行錯誤も含めた「電話対応で仕事が進まない」状況を打破する具体的なテクニックを丁寧に解説していますので、仕事の電話に悩まされている方はぜひ参考にしてください。
仕事のパフォーマンスを高め、太りにくく、健康状態も改善する厳選の間食をまとめています。
筆者が試してよかった時短系の記事もまとめています。
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電話を無視するようになったきっかけ
まず『電話を無視』するようになったきっかけからお話しします。
僕の職場では2017年から社員一人一人にスマホが配られ、
『部署ごとに共用の電話』 ⇒ 『一人一台の携帯電話』
となりました。
共用電話だと、違う人が電話に出た時や不在時のかけ直しが面倒なんですよね。
それぞれが携帯を持つことで個人に直接連絡を取れるようになり、利便性が高まると当初は思いました。
しかし実際は電話のハードルが下がり、とにかく何でも電話する人が増えてしまいました。
僕はメーカーで設計開発をしています。
一日中パソコンを使ったデスクワークですし、電話の相手も基本的には同じ状況です。
ということはメールやチャットでも問題ない訳です。しかしかける方は楽なため、電話をしてしまうんですね。
多くの電話を受け続けるうちに電話のデメリットを強く感じるようになり、最終的には電話を無視することにしたというのが経緯になります。
電話を無視するための5のテクニック
それではここから具体的なテクニックを解説していきます！
携帯をサイレントモードにする
まず携帯をサイレントモードにします。
そんなことしたら仕事に支障が・・・
MP
と思うかもしれませんが、これが電話から解放されるための第一歩です！
- 会議中
- プレゼン中
- 顧客対応中
など、電話に出られなくても仕方ない状況というのは必ずありますよね。
そう考えると、普段の業務も中断させてまで電話に出なきゃいけないかは疑う余地がありそうです。
例えば会議中に電話に出ないのは、
優先度：会議 ＞ 電話
としているからです。
常に携帯をサイレントモードにすることで
優先度：自分の業務 ＞ 電話
とし、自分の業務の生産性を上げましょう。
まずは電話に出ないキャラを確立することが重要です。
- 電話による業務中断を避けられる。
- 周囲に迷惑が掛からない。
メールやチャットの通知を全てオフにする
次にメールやチャットの通知も全てオフにします。
僕は業務でOutlook（メール）とTeams（チャット）を使っています。
デフォルトだとメッセージ受信時にポップアップ通知が右下に出るようになっていますが、作業中に気になるので全てオフ！
すぐにメールに気づく必要性がないからですね。
30分～1時間に1回など、自分が取り掛かっている業務がひと段落したらメールを開いて返信するようにすれば十分です。
- 通知による業務中断、集中力低下を避けられる。
メールを即レスする
電話に出ないようにすると、周りが連絡を取れず困るなど業務上支障が出てきます。
そのためメールはすぐに返信するよう心がけます。
メールですぐに返信がくるという安心感があると相手もメールで十分と感じ、電話がかかってくる頻度が極端に減ります。
ここで重要なのは、
- 他業務で追われている
- すぐには回答できない重い内容
というような場合でも、
いついつまでに回答させて頂きますが、大丈夫でしょうか？
といった断りのメールをすぐに送ることです。
こういったメールを放置しておくといずれは電話がかかってきてしまうので、それを事前に防止します。
ですが数分で返信できるようなメールに
他の優先業務があるので今週末までには回答します。
と返すのも少し冗長です。忙しくても、
- すぐに回答できる内容は気づいた時に返信する。
- 調べたり検討しなければならない「少し重い」内容については断りのメールを入れる。
というのが良いと思います。
- 電話がかかってくる頻度を減らせる。
タイピングスピードを上げる
メール中心のコミュニケーションにはタイピングスピードが重要です。
電話利用を推奨している人の意見として、
メールを打つよりも電話で話す方が早いんじゃない？
MP
というものがあります。
しかしこれは相手の都合を全く考えられていませんよね？
確かに言葉で話すのとタイピングするのでは前者の方が早いんですよ！
しかし>>今すぐ電話を使うのを止めるべき5つの理由にもまとめている通り、電話はデメリットが多すぎます。
そしてタイピングスピードを向上させればその差は大きく縮められます。
もし「電話の方が早いから」という理由で電話を多用している場合は、タイピングスピードを上げるなど、メール返信速度を高める努力をすべきだと思います。
- メール返信速度が上がる。
チャットを活用する
チャットを活用することで、電話に限らず対人コミュニケーション全般を減らすことが可能です。
もる
導入されていないところもあるかと思いますので、参考程度に読んでください。
私の職場ではチャットの活用が進んでいて、席はすぐ近くですが上司や先輩との業務上のやり取りはほとんどチャットで行っています。
上司に呼ばれたりすると電話と同様に業務を中断することになりますが、チャット活用によりその頻度を大きく減らせています。
またメールだと、「いつもお世話になっております」から始まり「宜しくお願いします。」まで、硬い文章を書くことになるので少し時間がかかります。
しかしチャットであれば、そういった定型文が不要なためすぐ送信できますし、
わざわざメールするほどの内容でもないなぁ
MP
といった内容でもさっと送ることができます。
チャットには以下のメリットがあるため、本当に電話に頼る必要がなくなってきます。
- グループチャット
- ファイルの共有
- 業務上の依頼、報告
- メールだとしづらい「ちょっとした質問」⇒「回答」の応酬
もる
「メールが分かりづらいから電話で確認したい」時にも、チャットが電話の代わりになるのでおすすめです。
しかし使い慣れていない方がいたり、どうしてもメールよりオフィシャル度が下がるので、
チャット自体はあるけど使っている人があまりいない…
MP
と言った場合にはまず「よく連絡を取る人や身近な人と使う」ところから始め、少しずつチャット文化を広めていくのが良いと思います。
本当に便利ですので、ちゃんと説明すれば理解してくれる人もいるはずです。
- メールではしづらい「ちょっとしたやり取り」もしやすい。
- 電話に限らず対人コミュニケーション全般を減らせる。
ダメ押しのテクニック
もる
上記のテクニックだけでは実践した際に困ることも出てくると思います。そこで私の経験を元に、補助的なテクニックを紹介します。
最初は「携帯を見えるところに置く」
紹介した「電話を無視する方法」の課題としては、一分一秒を争う本当の緊急時にも電話に出れなくなるという点です。
ほとんどありませんが、私の場合だと「会議中や出張中の上司からすぐに確認したいことがあるとき」などでしょうか。
しかしこれは、携帯を見えるところに置いておくことで対応できます。
サイレントモードだと音や振動はありませんが、画面には発信者が表示されるので緊急そうであれば電話を取ることができます。
もる
面倒そうな相手であれば「そっ閉じ」しましょう・・・！
私は集中したい時は画面すら見えないようにしていますが、心配な方は「サイレントモードにした上で携帯を見えるところに置く」のが良いかもしれません。
もる
もちろんこれで全ての電話を取っていたら元も子もないので、基本的には電話に出ないようにすることを心掛けましょう。
着信に気づいても無視！
『電話を無視するテクニック』を実践すると、業務がひと段落した時に携帯を見て初めて着信に気づくことになります。
しかしここで折り返しの電話をかけないようにします。
かけ直さなくて大丈夫かな？
MP
と心配になるかもしれませんが、ここが正念場です。
連絡をせずにいると向こうから
電話が繋がらなかったのでメールにて失礼致します。
とメールが送られてくるので、このメールに飛びつきましょう。
もる
そうそう、メールをくれればすぐ返すからさ、ふふーん
とノリノリでメールを返信します。
これを積み重ねることで、電話が掛かってくる頻度が本当に少なくなります。
電話のデメリットには気づいていない方も多いと思います。
相手も無意識に電話をしているだけなので
電話は迷惑だからメールにしてくれないかな
と文句を言っても仕方ありませんし、逆に「おかしい、面倒なヤツ」だと思われてしまいます。
「電話に出ない」「メール即レス」を徹底することで
すぐメール返ってくるし、この人には電話じゃなくてメールした方が良いな
と何となく思わせることが大事です。
まとめ
『電話を無視』するテクニックは以下の通りです。
- 携帯をサイレントモードにする
- その他の通知も全てオフにする
- メールを即レスする
- タイピングスピードを上げる
- チャットを活用する
また電話のストレスから解放される手順は以下の通りです。（これが超重要！！）
- 電話に出るのを止める。
- メールは即レスする。
- 「あいつはメールすればすぐ返信がくる」と徐々に認識され、電話の頻度が減る。
- チャットも使うことで、あらゆるやり取りをテキストで完結できるようになる。
- 最終的には本当の緊急時しか電話が掛かって来ないようになる。
以上、「電話対応で仕事が進まない状況」を打破する『電話を無視』するテクニックでした。
『電話を無視する』というのは非常識に聞こえるかもしれませんが、仕事の効率化やストレス低減のために非常に有効な方法だと思います
あのホリエモンも、「電話に出ないキャラ」を確立しています。
「自分の時間」を奪う最たるもの。それは「電話」だ。 僕は「電話に出ないキャラ」を確立している。電話で話す必然性のない用事なのに、やたらと気軽に人の電話を鳴らす者がいるが、僕は絶対に応答しない。電話は多動力をジャマする最悪のツールであり、百害あって一利ない。仕事をしているときに電話を鳴らされると、そのせいで仕事は強制的に中断され、リズムが崩れてしまう。
https://toyokeizai.net/articles/-/174408
これを初めて読んだときは
もる
ホリエモンだから出来るんじゃないかな？普通の人がしてたら絶対文句言われたり、仕事に支障が出来るよな。。
と思ってましたが、今なら断言できます。
普通の人でも「電話に出ないキャラを確立する」ことは可能です！
もちろん会社・職種によってはハードルが高い場合もあると思います。
顧客対応が多い職種の人が、お客さんからの電話を無視し続けていたらやばいですからね…。
もる
逆に「デスクワーク＆社内の人との電話がほとんど」の人であれば、実践の余地はあると思います。
電話対応が多すぎると自分の仕事が進まなかったり、電話のやり取りでストレスが溜まる、疲弊するなど悪い影響に悩まされます。
上記のテクニックをうまく利用して少しでも業務に役立てて頂けると嬉しいです。
本ブログでは20~40代ビジネスマン向けの記事を書いています。他の記事も読んでいただけると嬉しいです。
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