仕事の電話が多すぎる…!今すぐ仕事で電話を使うのを止めるべき5つの理由

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もる

こんにちは!もるです。

 

仕事の電話に悩まされたことってありませんか?

集中している時に電話がかかってきて業務を中断することになったり、色んな案件の電話が次から次へと掛かってきてその対応に追われたり・・・。

僕は電話対応が多い日ほど、仕事の生産性が低いのを実感します。

 

もちろん電話には

  • 伝えたいことをすぐ伝えられる
  • テキストにまとめづらいニュアンスも会話しながら伝えられる

といったメリットがあるのは分かります。

けど電話って、掛ける側は楽な一方でそれ以外の人にはデメリットが多いんです。

 

そこで本記事では、電話が多すぎることにストレスを感じている筆者が、電話を廃止すべき理由をまとめました

 

電話のデメリットは分かってるけどどうしようもないよ💦

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MP

 

という方は、>>電話対応で仕事が進まない状況を打破!『電話を無視』する5のテクニックを読んで頂けると嬉しいです。

試行錯誤の末に電話を無視することにした私の体験談をまとめています。

 

相手の業務を強制的に中断させるから

強制的に中断

電話を使うべきでない理由の一つ目は、 相手の業務を強制的に中断させる からです。

電話のせいで、せっかく業務に集中していたのに中断させられたことはありませんか?

 

私は仕事柄、計算・検討等で考え込むことがよくあるんですが、その際に電話がかかってくると

 

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えーっと・・・何を考えてたっけ💦

 

と電話の後に考えていた内容を思い出す必要が出てきます。

 

特に良い感じにノッている時に中断させられると、また集中するまでに時間がかかるのでがっくりです。

そういった自身の経験を経て、『電話をする際には相手の業務を中断させてまでする必要があるかを考えた上ですべき』と思うようになりました。

 

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集中している時にかかってくる電話ほど嫌なものはありません。

 

また別の例ですが、 上司と軽い打合せをしている時に上司の携帯が鳴り、電話を始めるということがあります。

こういった場合、長引きそうだなと思ったらすぐ自席に戻るようにしています。

しかし打合せ再開時にまた同じ内容を話す必要が出てきますし、電話があと数分後であれば打合せも終わっていたのにと思うと、

 

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電話って無駄が多いな~

 

と感じてしまいます。

 

非効率だから

電話でストレス

二つ目の理由は、非効率だからです。

 

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「〇〇の件なんですけど、以前~~という話になっていたかと思いますが、これって△△でしょうか??」

 

こういった電話に悩まされたことはありませんか?

こういう時、相手は「こちらがその案件をしっかり覚えていること前提に」話してきますが、正直細かいところまでは覚えていない場合が多いです。

 

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忘れてしまっている自分もダメだとは思うんですが…

 

しかも頭の中を「現業務」から「問い合わせ内容」に切り替えないといけないので、結構大変です。

 

  • 多くの案件を抱えている時
  • 自分の手から離れて時間が経っている案件の問い合わせの時

 

こういった場合は思い出すのに時間がかかるため、過去のメールや資料を引っ張り出す必要もあります。

そうなると掛ける側にとっても無駄な待ち時間が生じ、効率が悪いです。

またこういった問い合わせは、そもそも電話である必要が無かったりします

 

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メールを送ってくれれば都合の良いタイミングで調べて回答するのに…。

 

こう思いますし、こういう電話が続くと本来の業務がなかなか進まなかったりします。

  

即時対応を強制的に求めているから

強制的なお願い

三つ目の理由は、即時対応を強制的に求めているからです。

普通は様々な業務の中から、

 

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これは納期が迫っているから最優先でやろう

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お客さん絡みだから早めにやらなきゃ

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他部門からの依頼だから後回しでもいいかな

 

といったように、優先順位をつけて仕事をしていくと思います。

しかし電話をかけて相手に問い合わせる場合、「どんな業務よりも最優先で対応してくれ」と相手に突き付けることになります。

これは相手の都合を全く考えられていません。

 

自分にとって重要なことでも、相手にとってはそうではありません。

本当に一分一秒を争うものであれば電話をかけるしかないかもしれませんが、大半はそうではないと思います。

基本的にはメールを送り、それに返信する優先度を相手に委ねるべきです。

 

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冷静に考えてみると、『電話じゃなきゃいけない場面』ってあまりなかったりします。

 

履歴が残らないから

仕事でのもめごと

四つ目の理由は 履歴が残らない からです。

相手からの問い合わせからの電話って、向こうがしっかり理解してくれてなかったら意図しない方向に進んでしまう恐れもあって、少し怖いんですよね。

 

そのため

  • 自身の思考整理
  • 相手にしっかり意図を伝える

ことを目的として、相手が理解してくれているか怪しそうな電話については

 

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先ほどのお電話の件ですが…

 

と電話後に議事録メールを送ったりします。

二重の手間だなぁと思いながらも、やっぱり形として残すのは大事です。

 

電話だけだと何かあった時に「言った・言わないで揉める」可能性もありますし、「あれってどうなってたっけ・・・」と確認したい時にも困ります。

全てメールで管理していれば後からも確認できるので、最初から電話ではなくメールで問い合わせるべきだと思います。

 

周囲の人の生産性を下げる

ヘッドホンを付けてるおばあちゃん

五つ目の理由は、周囲の人の生産性を下げるからです。

要はうるさいということです(笑)

半分ネタのつもりで五つ目に書いてみましたが、結構重要なポイントだと思っています。

 

正直、周りで電話されると気が散りませんか?

 

私の職場には電話の際に非常に声が大きい方がいて(かなりオブラートに包んでます。笑)、自分が集中していない時にその人の電話が始まると、そちらに気を取られてしまいます。

更に言うなら、集中していても気を取られることもあります。

 

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もうちょっと周りを気遣って電話をして欲しいですが、本人に伝えることも難しく、結構大きな悩みです💦

 

少し席が離れている違う部署の人からも

 

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あの人うるさいよね

 

と覚えられるほどです。

 

これはその人自身の問題もありますが、やはり電話が持つ大きなデメリットだと思います。

電話はかける側・受ける側だけでなく、その周囲にも悪影響を及ぼす可能性があります。

 

まとめ:メール・チャットを使うべし

電話がストレス
仕事における電話の特徴
  • 相手の業務を強制的に中断させる
  • 即時対応を強制的に求めている
  • 非効率
  • 履歴が残らない
  • 周囲の人の生産性を下げる

 

そもそも電話よりメールの方が難易度って高いんですよね。

電話だと会話をしながら相手が理解してくれたりするので、自分がしっかり文章を組み立てていなくても伝えることが出来てしまいます。

しかしメールを送るとなると、自分の現状から相手へ聞きたいことまでしっかり整理した上で、分かりやすい文章を書く必要があります。

掛ける側が電話を楽に感じるのはこれが理由だと思うんですが、でもこれって自分のスキルがないことを棚上げして、相手の時間を奪いに行ってることになりませんかね?

 

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なんてことを指摘したらトラブルの種になるので気を付けてください。私は職場ではこんな様子を1ミリも出さず、真面目に仕事しています。

 

また電話の特徴に対応する、メール・チャットの特徴は以下の通りです。

業務におけるメール・チャットの特徴
  • 相手の業務の邪魔をしない。
  • 返信のタイミングを相手に委ねている。
  • 無駄な待ち時間を共有せずに済む。
  • 履歴が残る。
  • 周囲に悪影響を及ぼさない

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非同期通信は素晴らしいです。

 

以上、今すぐ仕事で電話を使うのをやめるべき5つの理由でした。

個人的には、電話文化を廃止してメール・チャット文化に変えることが出来れば、その企業全体の生産性はかなり向上すると考えています。

とは言っても

 

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そんなこと言っても電話はかかってくるし、電話を使うのを止めるって非現実的じゃないか。

 

という意見もあるかと思います。

そちらについては具体的な実践方法を>>電話対応で仕事が進まない状況を打破!『電話を無視』する5のテクニックでまとめていますので、ぜひ読んでみてください。

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徹底したリサーチと新しいモノが好きな機械エンジニア。
自分の備忘録兼、誰かの役に立てばという想いで記事を綴っています。

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2 件のコメント

  1. おつかれ。たしかにしょぼい内容の電話は腹立つよね。笑
    探せば、論文とかありそうだよね。より主張を強めるためにも。中田あっちゃんもマコなり社長も、本の内容を分かりやすくするとかしてるから、そっちを踏まえた方が聞いてる側の納得感が高まるのでは!

    • コメントありがとう!確かに自分の経験ベースになってしまってるから、本・論文・有識者の意見とかも引用出来るようにします!

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