【簡単】Outlookでのメール送信取り消し方法&1分後送信によるリスク回避テクニックを解説

4 min

仕事でメールを送ってしまった後に間違いに気づいて、「やっぱり取り消したい!」と思う時ってありますよね。

本記事では、Outlook(アウトルック)におけるメール送信を取り消すテクニックを2つご紹介いたします。

 

本記事の内容
  • 送信後のメールを簡単に取り消す方法
  • 1分後送信にすることで、リスク回避する方法

 

一日のメール対応時間を30分以上削減する具体的なテクニックを紹介↓

 

Outlook(アウトルック)でのメール送信取消

パソコンの前で悩んでる人

Outlookではメール送信を取り消すことができます。

ただし、どんなメールでも取り消せるわけではありません

 

メール送信取り消しができる条件
  • 同じMicrosoft Exchangeアカウント(同一組織内)であること。
  • 送信したメールを相手がまだ開いていないこと。

参考:Microsoft公式サイト

 

同一組織のみですので、Outlookでのメール送信取り消しは社外の人には使えません。そのためリスク回避するために、1分後送信を設定しておくことを推奨します。

 

また一度メールを開かれてしまっても取り消しできません。

一方で開かれていなければ、相手がOutlookを起動していても送信を取り消すことができます。

 

職場で隣の人に試したことがありますが、受信BOXに入っているメールが消える瞬間を目撃できます。魔法みたいで面白いです。

 

Outlookでのメール送信取消の手順

それではメール取り消しの手順を説明していきます。

 

1. 送信を取り消したいメッセージを開く。

2. [メッセージ]タブの[アクション]の[メッセージの取り消し]をクリック

Outlookでのメール送信取消手順

 

3. [未読ならば、受信トレイから削除する]にチェックを入れ、[OK]をクリック。

Outlookでのメール送信取消手順

 

これで取り消しの手順は完了となります。

かなり簡単で、メール送信取り消し自体は5秒もあれば出来てしまいます

 

メールを置き換えたい場合

メールを置き換えたい場合は、[未読ならば、削除して別のメッセージに置き換える]にチェックを入れてOKをします。

するとメール作成画面が立ち上がるので、メールを修正して送れば完了です。

 

Outlookのメール送信取り消し結果

Outlookの送信取り消しを行った後は、メール上に[このメッセージを取り消そうとしました]という自分用のメモが追記されます。

Outlookでのメール送信取消手順

何か不安になる文言ですよね。

取り消そうとして、結果はどうなったの!?と…。

 

しかししばらく待つと、[メッセージの取り消し成功]というメールが届きます。

Outlookでのメール送信取消手順
Outlookでのメール送信取消手順

これで取り消しの成功を確認できます。

 

この取り消し成功メールの差出人はメールを送った相手になっています。ただ相手のOutlookにはこのメールは存在しませんし、特に心配することはありません。

 

ちなみに何回か試したところ、相手の受信トレイからメールは消えてるのに「取り消し成功」のメールが届かないケースもありました。

これ、謎なんですよね。

そのため「メールが届かないから取り消し失敗した」とは言いきれません。

この辺り、再度試してみて確認出来たら追記します。

 

Outlookの送信取り消しQ&A

Q

Outlookのメッセージの取り消しに失敗した場合はどうなる?

A

不親切ですが、特に何も通知はありません。

Q

Outlookのメッセージの取り消しに成功した場合はどうなる?

A

[メッセージの取り消し成功]というメールが届きます。

ただし実際に体験しましたが、成功したら必ず届くわけでもありません

そのため業務では非常に使いづらいので、1分後送信ルールを設定しておくのがおすすめです。

Q

Outlookのメール送信取り消しをした場合、相手にわかる?

A

取り消しに成功した場合は、相手には全く気づかれません

すっと相手の受信ボックスからメールが消えるだけです。

 

メールを1分後に送信する

大きな時計

メールの取り消しは簡単です。

しかし相手がメールを開いてしまったら取り消せないですし、使いどころが難しいですよね。

 

実は私も遊びで何回か送ったことはありますが、実務で使ったことはありません。

一方でこれから紹介する1分後送信ルールには、これまで何度か助けられています

デメリットもほとんどないので、導入してみるのをおすすめします。

 

1分後送信ルールって?

メールは送信ボタンを押すと、一度[送信トレイ]に入ります。

「送信トレイに入ったメールは送信される」仕組みになっているため、そこからメールが送信されるという流れになります。

 

普段のメールは送信ボタンを押すとすぐに送信されるので、あまり意識はしないですよね。

この仕組みを利用することで、[送信トレイ]に入ってから1分後に送信するという設定ができます。

 

1分後送信のメリットとデメリット

〇 送信ボタンを押した後に「しまった!」と思っても、メールを修正可能。

△ すぐに送りたいメールでも1分間待たないと送信されなくてわずらわしい。

 

送る前にしっかりチェックしたつもりでも、何故か送信ボタンを押した後で「しまった!」となることってありませんか?

私は結構あるんですよね。。

それを1分後送信により解決できます。

 

またデメリットについてですが、例外条件を設定することで急ぎのメールはすぐに送れるようにも出来ます。

それではその設定手順を説明していきますね。

 

1分後送信の設定手順

1. Outlook左上の[ファイル]タブを押し、[仕分けルールと通知の管理]をクリック。

Outlookでの1分後メール送信手順

 

2. [新しい仕分けルール]をクリック。

Outlookでの1分後メール送信手順

 

3. [送信メッセージにルールを適用する]を選び、[次へ]をクリック。

Outlookでの1分後メール送信手順

 

4. ここでルールの適用条件を設定できます。

しかし全てのメールに適用したいため、何も選ばず[次へ]を押し、[はい]をクリック。

Outlookでの1分後メール送信手順

 

5. ここで詳しいルール内容を設定します。

[指定した時間 分後に配信する]を選び、青文字になっている[指定時間]をクリック。

Outlookでの1分後メール送信手順

 

6. 配信時間を[1分後]にしてOKを押し、[次へ]をクリック。

Outlookでの1分後メール送信手順

 

7. ここからルールが適用されない例外条件を設定します。

[件名に特定の文字が含まれる場合を除く]を選び、青文字の[特定の文字]をクリックします。

Outlookでの1分後メール送信手順

 

8. 普段のメールでは絶対含まれないけど、こっそり件名に加えても違和感のない文字列を追加し、OKを押し、[次へ]をクリックします。

Outlookでの1分後メール送信手順

上の二つは、”全角スペース3回”と”半角スペース3回”です。上司や先輩からの依頼等ですぐに送りたい場合は、件名にこっそり”スペース3回”を加えることで、すぐにメールが送信されます。

 

9. このルールの名前を決めます(1分後送信で問題ないです)。

送信ボタンを押した[1分後に配信]され、[件名にスペースがある時]にはすぐに送信される設定であることを確認し、[完了]をクリック。

Outlookでの1分後メール送信手順

 

10. 最後に適用⇒OKと押し、完了です。

Outlookでの1分後メール送信手順

 

これにより下記が実現できるので、かなり有効な設定です。

  • 普段のメールは[送信]を押した後も1分間は送信トレイに残る
    しまった!と思ったときも修正できる
  • 件名の最後にスペースを3回加えればすぐに送信可
    すぐに送りたい時にも対応できる

 

1分以内にメールを修正したい時は、[送信トレイ]からそのメールを開き、修正してからまた送信すればOKです。

 

まとめ:メール送信取消をうまく活用しよう!

パソコンをしている人
Outlookでのメール送信取消まとめ
  • 同じ組織内で相手が未読であれば、簡単に送信を取消可能。
  • ただし社外の人には取り消しできないので注意。
  • 1分後送信ルールは助かる場面もあるのでおすすめ。

メール送信取消は便利かつ面白い機能ですので、一度身近な人と試してみるのも良いと思います。

1分後送信ルールはデメリットもないので、万が一のために設定しておくのがおすすめですよ。

 

また業務効率化については併せて下記の記事もどうぞ。

もる

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徹底したリサーチと新しいモノが好きな機械エンジニア。
自分の備忘録兼、誰かの役に立てばという想いで記事を綴っています。

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