仕事でメールを送ってしまった後に間違いに気づいて、「やっぱり取り消したい！」と思う時ってありますよね。
本記事では、Outlook（アウトルック）におけるメール送信を取り消すテクニックを2つご紹介いたします。
- 送信後のメールを簡単に取り消す方法
- 1分後送信にすることで、リスク回避する方法
一日のメール対応時間を30分以上削減する具体的なテクニックはこちらで紹介↓
仕事のパフォーマンスを高め、太りにくく、健康状態も改善する厳選の間食をまとめています。
筆者が試してよかった時短系の記事もまとめています。
Outlook（アウトルック）でのメール送信取り消し
Outlookではメール送信を取り消すことができます。
ただし、どんなメールでも取り消せるわけではありません。
- 同じMicrosoft Exchangeアカウント（同一組織内）であること。
- 送信したメールを相手がまだ開いていないこと。
また一度メールを開かれてしまっても取り消しできません。
一方で開かれていなければ、相手がOutlookを起動していても送信を取り消すことができます。
Outlookでのメール送信取り消しの手順
それではメール送信取り消しの手順を説明していきます。
1. 送信を取り消したいメールを開く。
2. [メッセージ]タブの[アクション]の[メッセージの取り消し]をクリック
3. [未読ならば、受信トレイから削除する]にチェックを入れ、[OK]をクリック。
これで取り消しの手順は完了となります。
かなり簡単で、メール送信取り消し自体は5秒もあれば出来てしまいます。
メールを置き換えたい場合は、[未読ならば、削除して別のメッセージに置き換える]にチェックを入れてOKをします。
するとメール作成画面が立ち上がるので、メールを修正して送れば完了です。
Outlookのメール送信取り消し結果
Outlookの送信取り消しを行った後は、メール上に[このメッセージを取り消そうとしました]という自分用のメモが追記されます。
何か不安になる文言ですよね。
取り消そうとして、結果はどうなったの！？と…。
しかししばらく待つと、[メッセージの取り消し成功]というメールが届きます。
これで取り消しの成功を確認できます。
ちなみに何回か試したところ、相手の受信トレイからメールは消えてるのに「取り消し成功」のメールが届かないケースもありました。
これ、謎なんですよね。。
そのため「メールが届かないから取り消し失敗した」とは言いきれません。
この辺り、再度試してみて確認出来たら追記します。
Outlookの送信取り消しQ&A
Q
Outlookのメッセージの取り消しに失敗した場合はどうなる？
A
不親切ですが、特に何も通知はありません。
Q
Outlookのメッセージの取り消しに成功した場合はどうなる？
A
[メッセージの取り消し成功]というメールが届きます。
ただし実際に体験しましたが、成功したら必ず届くわけでもありません。
そのため業務では非常に使いづらいので、1分後送信ルールを設定しておくのがおすすめです。
Q
Outlookのメール送信取り消しをした場合、相手にわかる？
A
取り消しに成功した場合は、相手には全く気づかれません。
すっと相手の受信ボックスからメールが消えるだけです。
メールを1分後に送信する
メールの取り消しは簡単です。
しかし相手がメールを開いてしまったら取り消せないですし、使いどころが難しいですよね。
実は私も遊びで何回か送ったことはありますが、実務で使ったことはありません。
一方でこれから紹介する1分後送信ルールには、これまで何度か助けられています。
デメリットもほとんどないので、導入してみるのをおすすめします。
1分後送信ルールって？
メールは送信ボタンを押すと、一度[送信トレイ]に入ります。
「送信トレイに入ったメールは送信される」仕組みになっているため、そこからメールが送信されるという流れになります。
普段のメールは送信ボタンを押すとすぐに送信されるので、あまり意識はしないですよね。
この仕組みを利用することで、[送信トレイ]に入ってから1分後に送信するという設定ができます。
〇 送信ボタンを押した後に「しまった！」と思っても、メールを修正可能。
△ すぐに送りたいメールでも1分間待たないと送信されなくてわずらわしい。
送る前にしっかりチェックしたつもりでも、何故か送信ボタンを押した後で「しまった！」となることってありませんか？
私は結構あるんですよね。。
それを1分後送信により解決できます。
またデメリットについてですが、例外条件を設定することで急ぎのメールはすぐに送れるようにも出来ます。
それではその設定手順を説明していきますね。
1分後送信の設定手順
1. Outlook左上の[ファイル]タブを押し、[仕分けルールと通知の管理]をクリック。
2. [新しい仕分けルール]をクリック。
3. [送信メッセージにルールを適用する]を選び、[次へ]をクリック。
4. ここでルールの適用条件を設定できます。
しかし全てのメールに適用したいため、何も選ばず[次へ]を押し、[はい]をクリック。
5. ここで詳しいルール内容を設定します。
[指定した時間 分後に配信する]を選び、青文字になっている[指定時間]をクリック。
6. 配信時間を[1分後]にしてOKを押し、[次へ]をクリック。
7. ここからルールが適用されない例外条件を設定します。
[件名に特定の文字が含まれる場合を除く]を選び、青文字の[特定の文字]をクリックします。
8. 普段のメールでは絶対含まれないけど、こっそり件名に加えても違和感のない文字列を追加し、OKを押し、[次へ]をクリックします。
9. このルールの名前を決めます（1分後送信で問題ないです）。
送信ボタンを押した[1分後に配信]され、[件名にスペースがある時]にはすぐに送信される設定であることを確認し、[完了]をクリック。
10. 最後に適用⇒OKと押し、完了です。
これにより下記が実現できるので、かなり有効な設定です。
- 普段のメールは[送信]を押した後も1分間は送信トレイに残る
→しまった！と思ったときも修正できる - 件名の最後にスペースを3回加えればすぐに送信可
→すぐに送りたい時にも対応できる
まとめ：メール送信取消をうまく活用しよう！
- 同じ組織内で相手が未読であれば、簡単に送信を取消可能。
- ただし社外の人には取り消しできないので注意。
- 1分後送信ルールは助かる場面もあるのでおすすめ。
メール送信取消は便利かつ面白い機能ですので、一度身近な人と試してみるのも良いと思います。
1分後送信ルールはデメリットもないので、万が一のために設定しておくのがおすすめですよ。
本ブログでは20~40代ビジネスマン向けの記事を書いています。他の記事も読んでいただけると嬉しいです。
▼仕事のパフォーマンスを高め、太りにくい間食をまとめています。
▼コーヒーは一日何杯まで？何時に飲めば良い？を考察してみました。
▼髭剃りが面倒な方へ、ヒゲ脱毛をすべき理由を全力でまとめています。
▼1kg1,500円で買えるコスパ最強のマイプロテインについてまとめています。
ガジェットについてもまとめています。