【Outlook設定のおすすめ】メール対応を効率化する設定と考え方【とにかく無駄を省く】

5 min

メールはビジネスマンなら毎日必ず触れるツール。

そのため、最適化できていないと非常にもったいないです。

  • メール返信が早いだけで相手から一目置かれます。
  • メール対応が早くなると他の仕事に時間を割けます。
  • メールがテクってくると俺TUEEEとなります。

毎日必ずするルーティーンだからこそ、少しでも効率化ができるとトータルで多くの時間を削減できる訳です。

本記事では、Outlookユーザーなら必ずしておくべきおすすめの設定をまとめています。

ぜひ実践してみてください。

✔こんな人におすすめ

  • メール対応に時間を取られてる。
  • フォルダ分けに困っている。
  • メールの返信を忘れる時がある。
  • とにかく効率化をしたい。

本記事はAmazonベストセラーアウトルック最速仕事術 年間100時間の時短を実現した32のテクニックを参考にしています。

ビジネスマン向けの時短記事も書いてますので、ぜひご覧ください。

 

おすすめのOutlook設定:メール管理の効率化

おすすめのOutlook設定:メール管理の効率化

✔効率的なメール管理

  • フォルダは受信トレイアーカイブの2つのみ。
  • 受信トレイは郵便受けと考えて、空にすることを目指す。

 

悩み① 受信トレイがごちゃごちゃ

「受信トレイに未読メールが溢れている」なんてこと、ありませんか?

職場で周りの方を見ていると、そういう方が多いなぁと感じます。

しかし受信トレイがメールで溢れていると、返信しなきゃいけないメールを見逃してしまう恐れがありますよね。

もる

もる

私の上司の受信トレイがこんな感じなんですが「メールを見落としていた」といわれることもしばしば…

しかも常に大量のメールが画面上にあるので、

  • どのメールを読むべきか
  • どのメールを読んだのか
  • 返信の必要があるのか

を判断するのが難しいですし、メールを探すのも難しいです。

返信の必要がある大事なメールを見逃さないためにも、受信トレイをシンプルにしておくことがまず必要です。

 

悩み② フォルダ分けに困る

かといってフォルダ分けをしていると、どっちのフォルダに入れたら良いか困ることってありませんか?

私の場合は

もる

もる

このメール、どっちのフォルダにも合う内容だけどどっちに入れよう…

という事態におちいることがよくありました。

プロジェクト毎のフォルダ管理だと、複数の内容が入ったメールに困ったり、人(頻繁にメールする上司や先輩)ごとのフォルダと重複したり..。

メールを探す時もフォルダを漁っても見つからず、検索したら別のフォルダに入っていた、なんてことも。

この経験で痛感したのが、フォルダ分けは便利なようでムダに時間がかかる場合も多いことです。

後から探しやすいようにフォルダを分けているはずが、結局探すのに手間取ってしまうケースが出てくるんですね。

それならいっそのことフォルダ分けを完全にやめよう

というのが今回の方法です。

 

受信トレイとアーカイブのみにする

以上を踏まえた、おすすめのメール管理方法がこちらです。

  1. フォルダ分けはしない。
  2. 対応が要らないメールはアーカイブする。
  3. 対応が必要なメールは受信トレイに残し、対応後にアーカイブする。

こうすることで対応が必要なメールだけが受信トレイに残ることになるので、受信トレイがToDoリストになります

アーカイブは「保管場所」という意味の単語ですが、「アーカイブというフォルダがあってそこに読み終わったメールを入れる」と考えて大丈夫です。

 

流れとしてはこんな感じです。

  1. STEP

    新着メールは全て受信トレイに届く

  2. STEP

    片っ端から読んで、対応が要らないものはアーカイブ

    ショートカットキーを活用しながら迅速に処理します。

  3. STEP

    対応が必要なものはそのまま残す

    もしくはその場ですぐ返信してアーカイブします。

  4. STEP

    受信トレイ内には未対応のメールのみが残る

    他にタスクがあれば、自分あてにメールを送って受信トレイでタスク管理するのもおすすめです。

この方法だと受信トレイのメールを減らしていくことに爽快感を覚え、ノリノリでメールを処理できるようになります。 

ショートカットキーについては>>【基本】Outlook時短テク&ショートカットキーまとめ【覚えましょう】を参考ください。

フォルダが

  • 受信トレイ
  • アーカイブ

受の2種類だけになるので、「どのフォルダに入れよう」と時間を取られることもありません。

テキパキと迅速にメールを処理していくことができます。

 

そしてここでポイントなのが、メールを削除しないことです。

削除の選択肢があると、削除するかアーカイブするかを判断するのに時間や労力がかかってしまいます。

対応が必要なメールは受信トレイに残し、それ以外はアーカイブするの二択にすることで、メールを捌く時間を極力減らします。

削除しないと容量が心配という方へ。Outlookのメール容量はかなり大きく、クラウドに保管することも可能。なのでまずは日々のメール処理速度を上げることにフォーカスするのがおすすめです💡

 

おすすめのOutlook設定:メール検索の効率化

おすすめのOutlook設定:メール検索の効率化

でもフォルダ分けしてないとメールを探しづらくない?

MP

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もる

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もちろん、その対策もしっかりあります!

✔効率的なメール検索

  • 検索機能でメールを絞り込む。
  • 検索フォルダを活用する。

 

検索機能でメールを絞り込む

メール検索機能をうまく活用することで、求めているメールを簡単に探すことができます。

まずメールBOXにある検索ボックスをクリック。

メール対応を効率化するおすすめのOutlook設定

 

すると上のリボンが検索タブになり、検索に関する設定が出来るように。

ここで詳細を押し、自分が検索する際にあると便利そうな条件を選んでいきましょう。

メール対応を効率化するおすすめのOutlook設定

 

例えば「差出人」「宛先」「件名」を選ぶと、検索窓はこんな感じになります。

メール対応を効率化するおすすめのOutlook設定

ここにそれぞれの条件を入れて検索することで、求めているメールを簡単に探せます。

普通に検索すると、本文にもそのワードを含む大量の検索結果が出てきてしまって探すのが大変。この方法で絞り込むことで、ピンポイントでメールを検索できます。

一度設定するとこの条件が固定されるので、次回以降もこの項目を利用できます。

また[Ctrl]+[E]で検索窓に入力できるので、ぜひショートカットキーも活用してください。

 

検索フォルダを活用する

どうしてもフォルダ分けしたいという方には、検索フォルダを使うという手があります。

実はこの検索フォルダ、普通のフォルダ分けをするメリットがなくなるほどインパクトのある方法です。

 

まずフォルダ一覧の中にある[検索フォルダ―]から[新しい検索フォルダ―]をクリックします。

メール対応を効率化するおすすめのOutlook設定

 

するとこのように、検索フォルダの条件設定の画面が現れます。

メール対応を効率化するおすすめのOutlook設定

具体的な設定方法はここでは省略しますが、ここで通常のフォルダと同じような条件設定をすることができます。(〇〇という単語を含むメールをこのフォルダに入れる、等)

通常のフォルダと検索フォルダの違いは、以下の通り。

  1. 通常のフォルダは、メールそのものがそのフォルダに入っている
    ⇒ 例:「田中」というフォルダを作り、そこに田中さんからのメールが入る。
  2. 検索フォルダは、その検索条件での結果を表示させるフォルダ
    ⇒ 例:「田中」というフォルダは、「差出人:田中」のメール検索結果を表示させるフォルダ

この違い、分かりますかね?

1の場合はメールそのものがそのフォルダに入っています。

そのため、そのフォルダにメールを入れる必要があったり、フォルダ分けに悩んだりするデメリットが生じてしまいます。

しかし2の場合はフォルダ分けの必要がなく、受信トレイとアーカイブだけでも大丈夫です。

なぜなら検索フォルダでは、全メールの中から設定した条件に合うメールを表示してくれるからです。

もる

もる

フォルダ分けをしてないのにフォルダ分けと同じ結果が得られる、非常に便利な機能です。

基本的にはメールを探したい時は検索機能をうまく使って探します。

しかし「上司からのメール」や「〇〇が件名に含まれるメール」はフォルダにまとめておきたいいという場合もあるかと思います。

そんな時にはこの検索フォルダを活用しましょう。

 

おすすめのOutlook設定:メール画面の効率化

おすすめのOutlook設定:メール画面の効率化

最初に紹介した「メール管理方法」だけでもメール画面の視認性は上がるんですが、そこから更に画面を見やすくしていきます。

余計な情報は全てシャットダウンし、必要な情報を一目で見れる画面設定を紹介します。

効率的なメール画面

  • 余計な表示は全てオフにする
  • スケジュールやタスクを一目で確認

 

余計な表示は全てオフ

デフォルトだと、メールのプレビューが表示されていたりメールがグループ分けされていたりと、画面がごちゃごちゃしています。

これらを全てオフにすることで見た目をシンプル&軽くして、操作性や視認性を高めます。

メール対応を効率化するおすすめのOutlook設定
  • メールのプレビュー非表示
    [表示タブ] ⇒ [メッセージのプレビュー] ⇒ [無効にする] 
  • グループの非表示
    [表示タブ]の並べ替えにある図の下矢印から[グループごとに表示]をオフ 
  • 閲覧ウィンドウ非表示
    [表示タブ] ⇒ [閲覧ウィンドウ] ⇒ [オフ]
メール対応を効率化するおすすめのOutlook設定

これにより余分な情報が入ってこないため視認性が上がり、画面も軽くなるので操作性も上がります

 

スケジュールを一目で確認

Outlookでは左下にあるタブで、メールの他に予定表やタスクも確認できますよね。

しかし頻繁なタブ移動も時間の無駄!

タブ移動を最小限に抑えるために、メール画面で全て確認できるようにしましょう。

[表示タブ] ⇒ [To Doバー] ⇒ [予定表]をチェックすることで、右側にスケジュールを表示させることができます。

メール対応を効率化するおすすめのOutlook設定

タスクや連絡先も表示できますが、受信トレイでタスク管理ができるのでOutlookのToDoバーは不要かと思います。ただ必要な方はそれらも表示可能です。

 

まとめ:おすすめのOutlook設定でメールを効率化しよう!

メール対応を効率化するおすすめのOutlook設定

メール対応効率化まとめ

  • フォルダ分けは不要 ⇒ 受信トレイとアーカイブのみ。
  • 受信トレイは郵便受け ⇒ 空にするのを目指す。
  • 検索フォルダと検索機能を活用する。
  • ストレスの溜まらない画面設定にする。

以上の設定を一度してしまえば、普段のメール対応の効率が爆上がりすること間違いなしです。

ぜひ実践してみて下さい。

 

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