【基本】Outlook時短テク&ショートカットキーまとめ【メール対応効率化】

5 min

ビジネスメール実態調査2019によると、ビジネスマンはメール作成に1日1時間使っています。

ビジネスメールの実態
  • 1日平均 38通 のメールを受信
  • 1日平均 11.59通 のメールを送信
  • 平均メール作成時間は 5分27秒

[5分27秒] × [12通] でおよそ1時間ですね。

読む時間も加えるとさらに膨大です。

 

そこで本記事ではメール対応を圧倒的に効率化できる時短テク&ショートカットキーをまとめています。

デキるビジネスマンになりたい方は、身につけるようにしましょう。

 

>>【無駄を全て省く】メール効率化におすすめのOutlook設定と考え方を先に読むと、より本記事が理解できます。

電話も削減したい方は >>電話対応で仕事が進まない状況を打破!『電話を無視』する5のテクニックも併せてご覧ください。

 

本記事はAmazonベストセラー>>アウトルック最速仕事術 年間100時間の時短を実現した32のテクニックを参考にしています。

 

ショートカットキー活用に必要なメール設定

【超メール効率化】Outlookショートカットキー&時短テクニックまとめ

これから紹介するのはショートカットキーを活用する上で必須の設定です。

 

返信したらメールを自動で閉じる

ウィンドウを閉じる余計な操作を減らすためにまず設定しましょう。

これにより、メール返信時に元のメールが自動で閉じます。

 

操作は [ファイル] ⇒ [オプション] ⇒ [メール] ⇒ [返信・転送時にメールを閉じる] です。

 

アーカイブのショートカット設定

こちらの設定の前に>>【無駄を全て省く】メール効率化におすすめのOutlook設定と考え方のメール管理の効率化をしてください。

使うのは受信トレイとアーカイブのみですので、迅速にアーカイブできるようショートカット設定をします。

クイック操作の管理画面を開きます。

 

矢印の [↑] でアーカイブを一番上に持ってきます。(最初から一番上にある方はOK)

これでクイック操作の1番にアーカイブが設定されます

またアーカイブの移動先がアーカイブフォルダになっていなければ、ここで編集しましょう。

 

次に[ファイル] ⇒ [オプション] ⇒ [クイックアクセスツールバー] の右側の画面で、クイック操作を一番上にもってきます。

 

すると画面の左上のクイックアクセスツールバーで、クイック操作が一番左にきます。

 

あとは[Alt] + [1] を押した後に [Enter] でアーカイブ可能です。

 

補足:辞書登録

ショートカットキーとは関係ありませんが、メール効率化には必須です。

もしまだ設定していない人は、よく使う文字列を必ず辞書登録しておきましょう。

  • いつ ⇒ いつもお世話になっております。
  • よろ ⇒ 宜しくお願い致します。
  • おつ ⇒ お疲れ様です。

こんな感じです。

この時、読み仮名は2~3文字にしましょう。

1文字だと読み仮名が被ってしまう可能性や、間違えてしまうこともあるからです。

 

他にも以下のような項目は登録しておきます。

  • 会社名
  • 部署名
  • アドレス

とにかく入力する文字を減らすのが、効率化の鉄則ですね!

 

基本:Outlookの時短ショートカットキー

基本のショートカットキーです。

最初は見ながら操作し、徐々に体にしみこませるようにしましょう。

 

Enter|メールを開く

矢印キーでメールを選択し、Enterで開くのが基本の動作です。

 

Ctrl + R|メール返信

そのメールの差出人にだけに返信します。

Reply(返信) の [R] と覚えましょう。

  • そのメールを開いている状態
  • メール一覧でそのメールを選択した状態

このどちらの状況でも利用できます。

 

Ctrl + Shift + R|全員に返信

  • 差出人
  • 宛先
  • CC

に含まれる全ての人に返信します。

 

Ctrl + F|メール転送

そのメールを転送します。

Forward(転送)の [F] と覚えましょう。

 

Tab|一つ先の項目へ

一つ先の項目へ移動します。

メール画面で活用すると便利です。

最初の[宛先] が選択された状態から[Tab]を押していくことで

  1. 宛先
  2. CC
  3. 件名
  4. 本文

と移動します。

 

Shift + Tab|一つ前の項目へ

一つ前の項目へ移動します。

 

Esc|メールを閉じる

開いているメールを閉じます。

 

Ctrl + >|次のメール

開いているメールの次のメールを開きます。

[>] が右に矢印を向いているようなイメージで覚えましょう。

 

Ctrl + <|前のメール

開いているメールの前のメールを開きます。

[<] が左に矢印を向いているようなイメージで覚えましょう。

 

Ctrl + N|新しいメール

新規メールを作成します。

Newの [N] と覚えましょう。

 

Ctrl + Enter|メール送信

メールを送信します。

>>メール送信後でも取消可能!間違えて送信した時のOutlookでの取り消し方法 で紹介しているメール1分後送信と組み合わせましょう。

 

Ctrl + E|検索ウィンドウ

メール検索窓が表示されます。

フォルダ分けせず、この操作で検索を迅速に行います。

 

Ctrl + 1|メール画面

スケジュール表などを開いている時に、メール画面に切り替えます。

 

Ctrl + 2|スケジュール画面

メール画面などを開いている時に、スケジュール画面に切り替えます。

 

Back space|アーカイブ

メール一覧画面でアーカイブをします。

ただしメールを開いている状態では使えません。

 

Alt → 1 → Enter|アーカイブ

こちらの方がメールを開いていても使えて便利ですので、 必ずアーカイブのショートカット設定をしておきましょう。

 

応用:メール対応を効率化するショートカットキー

ここからは使う頻度の少ないショートカットキーになるので、余裕がある方だけどうぞ。

【基本】だけでも十分効率化できます。

 

Ctrl + Shift + I|受信トレイ

受信トレイに移動します。

 

Ctrl + Shift + O|送信トレイ

送信トレイに移動します。

 

Ctrl + Y|フォルダの移動

好きなフォルダに移動します。

この辺りのフォルダ移動は、まずはマウスでも良いと思います。

 

Shift + 右クリック|パスのコピー

Outlook外のショートカットキーです。

フォルダやファイルをShift+右クリックすると、アクセスパスのコピーを選べます。

それをハイパーリンクに設定することで、社内メールでファイルの共有などが可能です。

 

範囲選択後Ctrl + K|ハイパーリンク

先ほどのパスのコピーと組み合わせ、メール文中にリンクを貼り付けられます。

 

F7|スペルチェック

英語のスペルチェックができます。

英文メールを送る時には最終確認ができます。

 

範囲選択してCtrl + F7|辞書登録

Outlook内での辞書登録が可能です。

ただパソコン上の辞書登録で十分ですので、使う必要はありません。

 

Ctrl + Alt + R|会議出席依頼

会議の出席依頼を付けてメールを返信できます。

 

範囲選択後Ctrl + Space|標準書式に統一

選択エリアをデフォルトの書式に変更します。

相手からのメールのフォントが違っていた場合、統一しておくとすっきりしますね。

 

Ctrl + C|ファイルをコピー

Outlook外でのショートカットキーです。

ファイルをコピーできます。

ファイルを添付したい時に利用します。

 

Ctrl + V|ファイルを貼りつけ

コピーしたファイルをメールに貼りつけます。

ファイルをメールにドラッグアンドドロップすることでも添付可能です。

使いやすい方を利用しましょう。

 

メール対応を効率化するOutlookショートカットキー&テクニックまとめ

以上、Outlookのショートカットキーの紹介でした。

これらを習得するとメール対応のスピードが劇的に速くなります。

ぜひ試してみてください。

 

テクニックを徹底的に知りたい方は >>アウトルック最速仕事術 年間100時間の時短を実現した32のテクニック がおすすめです。

 

もる

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徹底したリサーチと新しいモノが好きな機械エンジニア。
自分の備忘録兼、誰かの役に立てばという想いで記事を綴っています。

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